Guía de usuario

QUÉ ES MYPROJECTT?

Myprojectt es una aplicación online que te permite compartir tus proyectos en la nube y distribuirlos con toda facilidad.

QUÉ PUEDES HACER CON MYPROJECTT?

  • Almacenar tus proyectos en la nube y compartirlos
  • Invitar a tantos usuarios como quieras
  • Se enviarán avisos automáticos cada vez que subas un archivo o revisión
  • Podrás numerar las revisiones o dejar que el sistema las numere correlativamente por ti.
  • Podrás descargar todas las revisiones antiguas de un archivo.
  • Controlarás quien ha descargado las últimas revisiones de los documentos
  • Tendrá un histórico de quien y cuando se descargaron los documentos
  • Podrás descargar el proyecto completo con un solo clic.

La manera más fácil, rápida y segura que tenemos hoy en día de compartir documentación es almacenarla en la nube. Para ello, en Myprojectt contamos con los servicios de Amazon, líder mundial absoluto en almacenamiento online. .

A ello, añadimos una serie de herramientas adicionales que te permiten automatizar ciertas funciones, como por ejemplo avisar automáticamente a todos tus colaboradores cada vez que subas un archivo, controlar quien ha descargado los archivos subidos, subir revisiones de planos o documentos, etc.

Myprojectt es una herramienta que te ayuda a organizar tu documentación y a distribuirla de forma automatizada.

Ya no tendrás que preocuparte de enviar una mail a tus colaboradores cada vez que generes una archivo nuevo, ni tener que estar atento a quien le has enviado el mail y a quien no. Tampoco tendrás que volver a buscar por cientos de correos para intentar encontrar aquel archivo que te enviaron.

Solo sube tus archivos a la nube y todos recibirán el aviso. Entra en la aplicación y encuentra rápidamente toda la documentación que tienes compartida. Añade o elimina usuarios a tu proyecto.

Con Myprojectt se acabaron las discusiones sobre si has enviado o no un documento o una revisión, ya que todo queda registrado y visible para todos los colaboradores del proyecto.

EJEMPLO PRÁCTICO DE USO DE MYPROJECTT

Vamos a suponer que a un despacho de arquitectura le han encargado la redacción de un proyecto de edificación junto con la correspondiente dirección de obra.

El arquitecto jefe del despacho crea un proyecto nuevo en Myprojectt y le añade una descripción, así como una imagen identificativa del mismo y una referencia para que los futuros colaboradores puedan disponer de algo de información.

Por parte del despacho, van a colaborar en el proyecto un segundo arquitecto y dos delineantes. Estas tres personas van a estar nutriendo el proyecto de documentación. Por ello, se les va a dar acceso a todas las carpetas del proyecto y con capacidad para editar, ya que todos tienen archivos que ir subiendo mientras trabaja.

Además a uno de los delineantes, se le va a otorgar capacidad para que pueda invitar a otros usuarios, a medida que el proyecto y la obra avancen. De esa manera en director del despacho podrá delegar en él esas funciones, a excepción de las funciones administrativas relacionadas con los pagos.

Por otra parte, el cliente ha pedido que quiere estar continuamente informado de los avances del proyecto. Para ello, también le vamos acceso al proyecto completo, pero en este caso, le vamos a dar permiso solo para ver. De ese modo, tendrá acceso total, pero no podrá modificar nada, solo podrá ver. Si hay alguna carpeta que no nos interesa que vea, lo que haremos será especificar una por una las carpetas a las que tendrá acceso.

Cada vez que subamos un archivo, todos los integrantes del proyecto recibirán un mail de aviso. El cliente seguramente estará muy contento de ir recibiendo un correo con cada avance, pero entre compañeros del mismo despacho puede ser un poco engorroso. Por ello los miembros del Equipo podrán personalizar los avisos a recibir dentro de sus preferencias de usuario.

Se contrata un ingeniero externo para que realice el proyecto de instalaciones de la edificación. Lo que haremos será crear una carpeta “Instalaciones” e invitaremos al ingeniero a esa carpeta concreta. Esto quiere decir que cuando el ingeniero acceda al proyecto, únicamente verá la carpeta “Instalaciones” y no podrá ver ninguna otra carpeta almacenada. Dado que el ingeniero precisa subir planos y documentos, le daremos permiso para poder editar.

Por otra parte contratamos otro ingeniero para que realice el cálculo de estructuras. Repetiremos un proceso similar al realizado con el ingeniero de instalaciones, en este caso con la carpeta “Estructura”.

Una vez finalizado el proyecto empieza la fase de construcción y aparecen nuevos participantes en el proyecto.

El equipo de obra se compone de un jefe de obra, un encargado y un ayudante. Los tres necesitan tener acceso al proyecto completo, pero lo cierto es que ninguno de ellos necesita editar nada, por eso les damos permiso para ver, que solo les permite descargar archivos o carpetas.

Durante el trascurso de la obra, se van produciendo modificaciones en el proyecto. Ya no tendremos que estar avisando a todo el mundo de que existe una nueva revisión de un plano determinado, simplemente, el propio delineante del despacho de arquitectura, subirá la revisión del plano y todos los integrantes del proyecto recibirán un correo de aviso para que se lo descarguen.










Cada vez que subas un archivo, el sistema te propondrá la revisión 0, pero podrás cambiarla por la que quieras. A partir de ahí, cada vez que subas una revisión del archivo, el sistema te propondrá un número de revisión correlativo, que también podrás cambiar si lo deseas. Todas las revisiones de un archivo, están siempre visibles y disponibles para su descarga. Solo clica en el archivo y te aparecerán en el lado derecho de la pantalla.

Dispones del apartado “Descargas”, en el que podrás detectar si algún usuario tiene documentos pendientes de descargar y podrás avisarle con un simple clic.

Como estamos en fase de construcción, los industriales necesitan la documentación oportuna. Hemos contratado a la empresa que realizará las instalaciones. Lo que haremos será invitarles a la carpeta “Instalaciones” con permiso para ver y ellos mismos se imprimirán la documentación que consideren oportuna.

Durante la obra se suelen generar los típicos errores derivados de estar trabajando con revisiones antiguas. Con Myprojectt minimizarás este riesgo, ya que todo el mundo recibe un aviso en el momento en que se sube una nueva revisión. Si la revisión no se descarga, al cabo de 5 días, enviamos un nuevo correo recordándoselo al usuario. Y siempre tienes la opción de revisarlo personalmente en “Descargas”.

Ante la indeseable situación de tener que asumir los costes de haber ejecutado alguna unidad de obra con una versión antigua de los planos, ya no cabe la discusión sobre si tal día se había entregado o no determinada documentación. En el apartado “Actividad” se genera un reporte completo de cuando se subieron archivos o revisiones y todas las personas que fueron automáticamente avisadas por el sistema.

Nos vemos en la necesidad de que desde la obra se suba determinada documentación al proyecto como podrían ser mediciones, ensayos, etc. Recordemos que el personal de obra permiso para ver el proyecto completo, pero no para editar. Nos encontramos en la contradicción de que no queremos que modifiquen el proyecto pero necesitamos que suban documentos. Para ello crearemos una carpeta por ejemplo “Mediciones” y lo que haremos será editar por ejemplo el usuario del Jefe de Obra y le daremos permiso para editar en esta carpeta en concreto. De esa manera, el jefe de obra seguirá teniendo acceso al proyecto completo con permiso para ver, a excepción de la carpeta “Mediciones”, en la que podrá editar, o sea, que podrá subir archivos y crear otras carpetas en su interior.

Una vez finalizada la construcción, tendríamos varias opciones, pero la más aconsejable y funcional, sería cambiar los permisos a todos los componentes para que solo puedan “Ver” y dejar el proyecto almacenado en Myprojectt para que cualquiera pueda consultarlo en un futuro, a la vez que mantenemos una copia de seguridad del mismo.

CONCEPTOS BÁSICOS

Entiende bien estos conceptos básicos, que te permitirán descubrir la esencia de Myprojectt y sacarle todo el partido.

1 TIPOS USUARIOS

Tu cuenta de usuario en Myprojectt, te permite crear proyectos que puedes compartir con otros usuarios, a la vez que también te permite que otros usuarios compartan sus proyectos contigo.

Por ello, tu cuenta siempre tendrá dos roles: uno de propietario de tus proyectos y otro de invitado de los proyectos que los demás comparten contigo.

2 PROYECTOS


El apartado de proyectos tiene dos pestañas:

“Mis proyectos” podrás ver los proyectos de los que eres propietario y que has compartido con otros usuarios.

“Estoy invitado” podrás ver los proyectos a los que otros usuarios han compartido contigo.

3 PERMISOS

a. Permiso para editar

Cuando das permiso a un usuario para editar, éste podrá crear carpetas o archivos, subirlos, eliminarlos, renombrarlos, moverlos, etc. Pero solo en la carpeta o carpetas que le hayas asignado.

b. Permiso para ver

Cuando un usuario tiene permiso para ver, únicamente podrá ver y descargar, pero no podrá modificar nada. Pero solo en la carpeta o carpetas que le hayas asignado.

c. Permisos especiales

Al agregar un nuevo usuario a tu proyecto o editar un usuario existente, podrás ver un apartado con unos permisos especiales:

Imagen 2

  • Dar acceso a todo el proyecto: con este permiso, el usuario tendrá acceso a todas las carpetas actuales del proyecto y a todas las futuras que se puedan crear. De esa manera cuando se creen nuevas carpetas, no tendrás que estar pendiente de invitarle nuevamente, ya que el proceso será automático. Además podrás asignarle los permisos para ver o editar, descritos en este mismo apartado.
  • Agregar o eliminar usuarios: Si asignas estos permisos a un usuario, podrá eliminar cualquier usuario del proyecto, así como agregar nuevos y cambiar los permisos de los existentes. Este es un permiso que debería de otorgarse de manera muy restringida.

4 EXPLORADOR

El explorador funciona de modo similar cómo funciona el de tu sistema operativo. Desde aquí podrás realizar las operaciones habituales con archivos o carpetas; crear, eliminar, descargar, renombrar, etc.

Al seleccionar un archivo, en el lado derecho se mostrarán todas las revisiones que hayas subido. Podrás descargar revisiones anteriores en cualquier momento.

• Subir archivos:

Subir archivos a Myprojectt es un proceso similar al que ya estás acostumbrado. Podrás arrastrarlos a la zona indicada o podrás seleccionarlos de tu disco duro.

Cuando subas un archivo o grupo de archivos, el sistema te propondrá la Revisión 0 para todos ellos.

Puede ocurrir que los documentos que estés subiendo ya sean una revisión más avanzada que la 0, por lo que podrás cambiar el número de revisión en el momento de subirlo.

• Subir carpetas:

Puedes subir una carpeta con archivos dentro de ella.

Al subir una carpeta, el sistema te mostrará todos los archivos contenidos en ella y te propondrá la revisión 0 para cada uno de ellos.

Puede ocurrir que los documentos que estés subiendo ya sean una revisión más avanzada que la 0, por lo que podrás cambiar el número de revisión en el momento de subirlo.

• Subir revisiones de archivos:

Subir la revisión de un archivo, es un proceso muy fácil.

Sólo tienes que clicar en el icono “subir revisión” que hay junto a él.

El sistema te propondrá por defecto un número de revisión inmediatamente superior al del archivo existente, pero si lo deseas, en este momento puedes indicar un número de revisión superior.

Por ej.:

Ya subiste la Rev. 3 de un plano. Has seguido trabajando en dicho plano sin subirlo al sistema y ahora estás en la Rev. 6.

Cuando subas la revisión, el sistema te propondrá la Rev. 4, pero puedes cambiarla manualmente por la Rev. 6.

• Revisiones antiguas

En el explorador verás la revisión más nueva que hayas subido de un archivo, pero si lo seleccionas, en el lado derecho aparecerán las revisiones anteriores y tendrás la posibilidad de descargarlas.

4 USUARIOS

En esta sección podrás consultar los usuarios de cada proyecto.

Ten en cuenta, que sólo verás los usuarios del proyecto que tengas seleccionado. Para ver los usuarios de otro proyecto, primero tendrás que seleccionarlo y luego ir al apartado “Usuarios” de dicho proyecto.

Para cambiar de proyecto, primero selecciona “Proyectos” en el menú principal que tienes a la izquierda y luego selecciona el proyecto que te interese.

Si eres el propietario del proyecto, en este apartado podrás añadir o eliminar usuarios a tu proyecto o cambiarles sus permisos.

5 ACTIVIDAD

En esta sección, podrás ver todos los eventos que han ocurrido en el proyecto.

Si eres el propietario del proyecto, en el lado derecho te aparecerá la columna Notificación.

Notificación:

Para que tengas constancia de los avisos que envía el sistema, este campo indica todos aquellos eventos que han sido notificados por mail y a que usuarios se les ha comunicado.

Por ej.:

Si creas o renombras una carpeta, esta acción quedará reflejada en “Actividad”, pero no se le comunicará a nadie, por lo tanto “Notificación” quedará en blanco.

Si subes un archivo nuevo o una revisión, todos los usuarios con acceso a ese archivo, recibirán un mail de aviso. La acción de subir el archivo quedará reflejada en “Actividad” y en “Notificación” aparecerán todos los usuarios a los que se les ha enviado el mail de aviso.

6 DESCARGAS

En el apartado de descargas, podrás ver los archivos pendientes de descargar que tienen todos los usuarios de tu proyecto.

También podrás ver las descargas que tú tengas pendientes de otros proyectos que hayan compartido contigo o las de los archivos que hayan subido a tu proyecto los miembros de tu equipo con permiso para editar.

Avisos

Cuando subes un archivo, todos los miembros que tienen acceso, recibirán un correo de aviso para que lo descarguen.

Pasados 5 días sin haber realizado la descarga, recibirán un nuevo correo de recordatorio.

Dispones de un botón para forzar un nuevo aviso automático a los usuarios que tengan descargas pendientes.

PLANES MENSUALES

Te ofrecemos varios tipos de planes que se abonan mensualmente, para que elijas el que mejor se adapte a tus necesidades.

PLAN GRATUITO

Podrás disfrutar del uso de nuestro plan gratuito para que pruebes y uses la aplicación durante todo el tiempo que necesites.

El plan gratuito dispone de las mismas funcionalidades que los planes de pago, solo que con unas capacidades más reducidas.

Solo ponemos una restricción a tu cuenta gratuita y es que realmente la uses. Si permaneces más de 60 días sin actividad en tu cuenta, los datos que tengas almacenados serán automáticamente borrados por el sistema. Antes de proceder al borrado, te mandaremos un correo de aviso.

PLANES DE PAGO

Consulta nuestros planes mensuales.

Los planes de pago no tienen más restricción que las capacidades contratadas en cada plan en lo referente a número de proyectos y espacio de almacenamiento facilitado.

Si necesitas mayores cantidades de almacenamiento, ponte en contacto con nuestro servicio comercial en comercial@myprojectt.com. Disponemos de capacidad de almacenamiento ilimitada para almacenar toda la documentación que necesites.

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